1. O que são os documentos oficiais?
Os documentos oficiais são aqueles provenientes de atos oficiais, os quais apresentam atos da administração pública que produzem efeito jurídico, por exemplo, atos administrativos em geral, portarias, resoluções, editais, entre outros. Também os contratos e convênios podem ser considerados como documentos oficiais. A publicidade assegura aos interessados a possibilidade acompanhar , examinar, acatar e até contestar os atos, além de fiscalizar sua legalidade.
Segundo princípio da Publicidade, que consta do no artigo 37 da Constituição Federal Brasileira de 1988, os atos administrativos em geral devem ser publicizados, ou seja, tornados públicos, para conhecimento geral e dos interessados. Este princípio apresenta os embasamentos legais para a divulgação dos atos administrativos de forma interna e externa, resguardando a eficiência e a moralidade. O Diário Oficial da União e outros diários de órgãos governamentais são formas de se dar publicidade aos atos administrativos.
A Lei de Acesso à Informação também apresenta diretrizes para a publicidade da informação produzida pelos órgãos públicos, não apenas para atos oficiais, mas para toda a informação produzida por estes órgãos, utilizando as ferramentas de tecnologia da informação:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
A diferença entre os documentos oficiais a serem publicados e todos os outros processos e documentos produzidos por um órgão é que os primeiros têm uma natureza que exige a publicidade, enquanto os segundos serão disponibilizados sob demanda, mediante o pedido por um interessado.
2. Quais tipos de documentos podem ser publicados?
Seguem alguns exemplos de documentos que podem ser considerados como documentos oficiais a serem publicados pelas unidades UFSCar:
| Atos Normativos | Atos Ordinatórios | Atos Negociais |
| comandos gerais e abstratos para aplicação da lei | disciplinam órgãos e agentes públicos | vontade da Administração em concordância com particulares |
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| Atos Enunciativos | Atos Punitivos | |
| certificam ou atestam uma situação existente | aplicam sanções a agentes e particulares | |
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2. Onde se publica os documentos oficiais?
Com a implantação do SUPER, muitos órgãos passam a ter uma opção própria para divulgar seus documentos oficiais, por meio do módulo de Publicações Eletrônicas, que é o Boletim de Serviço Eletrônico da UFSCar, o qual foi instituído como veículo oficial de publicação na UFSCar, por meio da Portaria GR nº 3676/2019 (SUPER 0011696). No caso da UFSCar, o módulo já está em funcionamento e todas as unidades habilitadas para publicação já podem publicar seus documentos oficiais.
3. Quem pode publicar documentos oficiais no SUPER-UFSCar?
A publicação de documentos oficiais no SUPER-UFSCar só é permitida para algumas unidades que têm delegação para isto, em geral, as Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVR's), que são:
- Reitoria
- Pró-Reitorias
- Centros
- Secretarias Gerais
As unidades que não têm delegação para publicar documentos oficiais devem recorrer às unidades acima citadas, à qual seja vinculada.
4. E se a minha unidade não puder publicar documentos oficiais?
Caso sua unidade não esteja habilitada, você deverá recorrer à unidade maior, a qual a sua é vinculada para que esta faça a publicação do documento. Por exemplo:
- se sua unidade é um departamento administrativo, deverá recorrer à Pró-Reitoria de Administração solicitando a publicação do documento.
- se sua unidade é um Departamento Acadêmico, deverá recorrer ao Centro Acadêmico para a publicação do documento.
- se sua unidade é uma seção vinculada a um departamento, ainda assim, deverá recorrer à unidade maior à qual seu departamento é vinculado, podendo solicitar ao departamento ao qual é diretamente vinculado que faça a solicitação.
5. Como publicar documentos oficias no SUPER-UFSCar?
- Entrar no SUPER-UFSCar, na unidade habilitada para publicar documentos oficiais (ver Seção 3)
- Iniciar processo do tipo adequado à situação
- Verificar se há uma minuta no processo para utilizar como base; nesse caso, seguir as instruções do artigo "O que é uma minuta e como usar no SUPER?"
- Incluir novo documento do tipo adequado à situação (veja lista na Seção 2, sendo que o documento deve ser um ato administrativo apto para publicação)
- Caso haja necessidade de habilitar um tipo de documento para publicação no Boletim Eletrônico, a unidade deve entrar em contato com o DePDG-TIC por meio do Formulário de Suporte SUPER-UFSCar solicitando e justificando a inclusão do tipo de documento
- Preencher o documento
- Solicitar assinatura da chefia da unidade com competência para publicar o tipo de documento (ver Seção 3). Não é possível publicar um documento no Boletim Eletrônico sem assinatura.
- Publicar o documento, conforme instruções a seguir:
- Clicar sobre o documento a ser publicado
- Clicar no ícone "Agendar Publicação"
Caso não exista este ícone, significa que este tipo de documento não está habilitado para publicação. Nesse caso, entrar em contato com o DePDG-TIC pelo e-mail processosdigitais@ufscar.br solicitando e justificando a inclusão do tipo de documento. O DePDG-TIC irá avaliar a possibilidade de incluir ou não o documento para publicação. - Na tela seguinte, verificar se os dados estão corretos e clicar em Salvar. Não preencher os campos na seção "Imprensa Nacional"
- Após salvar, o documento já estará publicado no Boletim Eletrônico
6. Como conferir se o documento oficial foi mesmo publicado?
Para confirmar que o documento foi mesmo publicado, você deve:- Entrar no Boletim Eletrônico do SUPER-UFSCar. O link do boletim encontra-se na página principal do Portal SUPER UFSCar:
- Na página de busca do Boletim, a maneira mais fácil e rápida de pesquisar é especificando a unidade e o tipo de documento desejado, podendo adicionar outros campos de busca, tais como data ou período e o número SUPER do documento:
- Caso o documento apareça nos resultados, significa que está publicado.
- Todo documento publicado no Boletim apresenta uma etiqueta no cabeçalho com os dizeres: "Boletim de Serviço Eletrônico em DD/MM/AAAA"
7. Como encontrar o link para o documento oficial publicado?
Para obter o link direto para a publicação, basta entrar no documento publicado e copiar URL ou endereço do documento:
