O SUPER permite a execução de praticamente todas as atividades relacionadas ao processo administrativo, desde a definição do tipo de processo, modelagem de documentos, teste do funcionamento do fluxo e dos modelos,  a execução operacional do processo, desde a criação do processo, definição de nível de acesso, de interessados e outros metadados do processo, inclusão dos documentos, edição avançada de documentos internos, assinatura de documentos internos, inclusão de documentos externos em diversos formatos, tramitação dos processos às unidades envolvidas, compartilhamento com envolvidos e distribuição aos interessados.

1. Definição de Processo

A definição de processos no SUPER pode ser feita por meio do tipo de processo e do seu fluxo, que são estabelecidos na Base de Conhecimento, também chamada de "Fluxo do Processo", a qual contém uma espécie de manual passo a passo do processo que fica disponível para o usuário seguir, no momento de trabalhar com o processo.

Obviamente, esta ação depende do interesse e da disposição das unidades responsáveis pelo processo em mantê-los bem definidos e padronizados, para que todos os usuários sejam capazes de realizar com eficiência e eficácia as tarefas do processo. Quando um processo não está definido, os usuários não têm certeza dos passos a executar e acabam cometendo muitos erros pelo caminho. Por isso é imprescindível que todos os processos estejam bem definidos!

2. Modelagem de Processo

A modelagem de processo no SUPER é feita por meio de modelos de documentos que ficam padronizados para uso em cada tipo de processo. Por exemplo, um processo de solicitação de transporte terrestre pode ter os seguintes modelos de documentos:

• a requisição de transporte;
• a liberação de transporte;
• a avaliação do usuário relativa à viagem.

O SUPER tem ainda algumas opções para os usuários do sistema que os ajudam a definir seus próprios padrões de modelagem no dia a dia, que são: 

• os modelos favoritos de documentos, que o usuário da unidade pode salvar para usar um idêntico mais tarde, quantas vezes quiser!
• os textos padrão, que são como aqueles textos de assinatura de e-mails que colocamos automaticamente na mensagem. O usuário final pode criar seus próprios textos e inseri-los dentro de qualquer documento facilmente! Por exemplo: uma resposta a ofício, um despacho com redação muito parecida, entre outros.

3. Teste do Processo

O SUPER não apresenta um ambiente próprio para testes, mas uma boa solução utilizada na UFSCar é a instalação de uma réplica do SUPER, que denominamos SUPER Treinamentos, a qual serve tanto para o treinamento prático dos usuários, quanto para o teste de novos tipos de processos e modelos de documentos. 

Também utilizamos o ambiente replicado do SUPER Treinamentos para ministrar treinamentos específicos de um tipo de processo aos usuários interessados, os quais podem sugerir melhorias antes que o processo seja colocado em operação.

4. Execução do Processo

O SUPER tem muitas opções legais para executar o processo, pois ele permite ao usuário a inclusão de documentos internos e externos. Os documentos internos têm seu próprio editor HTML com aqueles ícones que ajudam muito na formatação do texto. É possível colocar o texto à direita, à esquerda, centralizado, justificado, com numeração ou capitulação, usando estilos de formatação.

Também é possível colocar o texto em negrito, em itálico, sublinhado, sobrescrito, subscrito etc. Também se pode criar tabelas customizadas com qualquer número de linhas e colunas, mesclar ou dividir células, ajustar tamanho da tabela e muito mais! 

Enfim, são mil e uma utilidades na formatação do seu documento interno!

Além disso, uma coisa importantíssima que o SUPER oferece é a assinatura dos documentos internos. Afinal, a ação presente em um  documento só é mesmo válida, se tiver a assinatura de alguém que se responsabilize por tal ação, certo?

No SUPER, as assinaturas são reguladas pelo Decreto 8.539/2015, o que as torna válidas perante a lei. Assim, não se deve imprimir o documento, assinar de forma manuscrita para depois digitalizar e inserir o documento de volta. É muito mais correto, rápido e seguro a assinatura direta dentro do SUPER!

Além disso, o SUPER é integrado ao sistema gov.br, de modo que qualquer cidadão que tenha cadastro no gov.br poderá se tornar usuário externo do SUPER para ter vistas a processos e para assinar documentos.

Mas caso você precise colocar um documento não elaborado no SUPER, você também pode usando a opção de documento externo! Então, você pode fazer o upload de arquivos de diversas extensões, tais como pdf, jpg, doc, xls, txt etc. 

Assim, como um processo basicamente é feito por documentos que representam ações dos envolvidos, praticamente toda a execução do processo pode ser feita no SUPER!

5. Atribuição e Tramitação do Processo

O SUPER permite várias maneiras de distribuir os processos, tanto internamente entre os membros de uma unidade, quanto externamente, por envio do processo para outras unidades ou por envio de e-mail com documentos do processo para entidades externas. A distribuição interna de um processo entre os membros da mesma unidade é chamada de atribuição, enquanto a distribuição externa de um processo de uma unidade para outra é chamada de tramitação. 

Assim, o processo pode ser movimentado de forma fácil, rápida e econômica dentro do SUPER ou mesmo externamente, sem necessidade de uso de serviços de entrega, tais como o malote, os correios ou transportadoras! É uma grande economia de espaço, de tempo e de recursos!!!

Além disso, o SUPER também pode ser integrado ao sistema tramita.gov.br, de modo que os processos podem ser enviados da UFSCar para outros órgãos e vice-versa. Por exemplo, a UFSCar poderá enviar diretamente ao MEC ou a outra universidade, desde que o outro órgão utilize algum sistema de gestão de processos, que pode ser o SUPER, o SEI, entre outros.

6. Monitoramento do Processo

Há várias formas de se monitorar ou acompanhar os processos no SUPER. É possível fazer o acompanhamento especial do processo, criar blocos para organizar processos por categorias, visualizar processos que se encontram em outras unidades, entre outros. Até mesmo o cidadão que não tem acesso logado ao SUPER pode ter acesso à interface de Pesquisa Pública para ver os processos que se encontram no SUPER!

Assim, não há mais necessidade de se solicitar o processo para a outra unidade onde ele se encontra, ficar esperando dias para que o processo venha por malote ou correio, tirar cópias do processo ou de partes dele, nem solicitar vistas ao processo, pois ele fica ali disponível para consulta a qualquer momento!

7. Otimização do Processo

Quando se realiza a migração dos processos físicos para o SUPER, naturalmente já ocorre uma grande otimização dos fluxos do processo, desaparecendo diversas tarefas que caem em desuso apenas pela automação. Mais que isso, descobre-se que muitos processos foram se consolidando ao longo do tempo sem muitos questionamentos e todos continuam fazendo daquele jeito, porque "já era assim" ou porque "sempre foi assim". 

A implantação do SUPER leva à uma reflexão sobre esses padrões solidificados, mas de pouco valor agregado para o processo, implicando naturalmente na restruturação e otimização dos processos que deixa quase todos os envolvidos muito animados, muito motivados e contentes com o SUPER!